NON devi digitalizzare la tua attività [guida pratica in 3 punti]

Ho pensato che l’unico modo per farlo capire a certi imprenditori e professionisti, forse, è usare la psicologia inversa.

NON si deve digitalizzare la propria attività; non serve a niente, peggiora gli affari, appesantisce tempi e processi produttivi! Praticamente digitalizzare la propria attività è una cosa che non puoi assolutamente permetterti di fare, soprattutto in tempi di pandemia.

D’altra parte, pare che il cervello umano abbia una sensibilità particolare e nel momento in cui legge o ascolta frasi che contengono parole come NO o NON tenda a non attribuirgli molto valore. Si, la psicologia inversa, usata in questo modo funziona spesso e volentieri.

Ecco allora una guida semplice semplice sulla NON digitalizzazione di attività commerciali, professionali, ecc. Segui bene ogni punto perché è troppo facile NON digitalizzare per ottenere risultati migliori nel tuo settore.

digitalizzare documenti cartacei

1. NON digitalizzare documenti cartacei che ti serve avere sotto mano

Ami anche tu il disordine e la mancanza di spazio? Sono sicuro che ti piace anche cercare per ore documenti importanti rallentando ogni processo produttivo. Se ti piace perdere tempo importante che potresti concedere alla tua vita privata o alla formazione e ti piace lavorare in spazi disordinati e possibilmente angusti NON devi digitalizzare documenti cartacei.

Se invece volessi, inspiegabilmente, cambiare strategia sono abbastanza sicuro che ti sarà facile rimediare un PC, anche non particolarmente potente e uno scanner. Questo almeno era il vecchio modo, ancora valido, per trasformare documenti cartacei in file PDF, ma volendo si può fare tutto questo anche con l’aiuto dello smartphone.

Io consiglio la app gratuita Adobe Scan, ottima per scannerizzare con una foto qualsiasi tipo di documento, trasformarlo in formato digitale istantaneamente e soprattutto, grazie all’intelligenza artificiale, riconoscere testi (anche scritti a mano) per renderli riutilizzabili, copiarli e incollarli dove serve. Solo questa operazione velocizzerà parecchio tante cose nella tua attività, ma dipende molto da come metterai in ordine i tuoi file e come sarà facile andarli a cercare e modificarli quando necessario.

A proposito.

condivisione file

2. NON devi mettere i documenti in condivisione tra chi li deve utilizzare

Se ti piace la lentezza nel fare le cose sono sicuro che ti piacerà anche tenere i tuoi collaboratori all’oscuro di tutte le azioni che compi e che gli sarebbe utile conoscere. I tuoi collaboratori NON conoscono in tempo reale informazioni su modifiche importanti, nuovi clienti, nuovi problemi, nuove opportunità.  Bene così.

Tutto questo oggi si può superare senza spendere, con un minimo di pianificazione e con strumenti facilissimi da utilizzare. La parola magica che hai già sentito nominare miliardi di volte è Cloud, ed è ora di familiarizzarci perché ti può risolvere parecchi problemi. Col Cloud puoi avere tutti i documenti che ti servono ovunque tu sia e condividerli con i collaboratori.

Se hai un’account Google lo strumento è a portata di mano, gratis, facilissimo da usare e pure colorato: si chiama Drive. Su Google Drive hai un piccolo hard-disk di 15 GB che puoi utilizzare direttamente online e nel quale puoi fare molte cose:

  • conservare foto,
  • creare e modificare documenti di testo e fogli di calcolo (tipo Word ed Excell per intenderci, ma gratis)
  • creare siti web,
  • creare e conservare moltissimi altri tipi di file utili nella tua attività;
  • condividere questi documenti con i tuoi collaboratori.

Con questo strumento ottimo per digitalizzare la tua attività, potrai creare una o più cartelle condivise coi tuoi collaboratori e inserire all’interno tutto ciò che serve e loro potranno fare lo stesso. Pensa quanto tempo risparmiato nell’invio di contratti, fatture, dati anagrafici, foto ecc. Tutto questo sia da PC che da smartphone e tablet.

Se poi non ti dovesse bastare lo spazio gratuito di 15 GB, c’è la possibilità di avere gli stessi strumenti, ma con uno spazio di archiviazione illimitato a poco più di 9 € al mese con il servizio G Suite.

sito web

3. NON devi avere un sito web e dei profili social

Comunicare coi clienti? Se hai un negozio su strada ti basta esserci, magari avere una bella insegna. In alternativa un po’ di volantinaggio, qualche cartellone, telefonate, piccioni viaggiatori. Certo.

Forse sarebbe meglio adeguarsi ai tempi e capire che oggi le persone prima di fare una qualsiasi scelta di acquisto, anche e soprattutto offline, si rivolge ai motori di ricerca per capire meglio cosa fare. Il sito della tua attività, qualunque essa sia, è il tuo vero biglietto da visita e fa sì che le persone ti trovino online in un luogo digitale dove tu puoi rispondere a dubbi e necessità di chi ha bisogno del tuo prodotto. Anche i social ovviamente sono una ottimo modo per farsi conoscere e trovare, anche se più limitato e in un certo senso dispendioso.

Ho già parlato di branding e di cosa si dovrebbe fare per comunicare correttamente online con tutti i metodi a disposizione. Il sito in particolare è un modo abbastanza economico per fare branding e fare conoscere le frecce migliori che hai al tuo arco. Rispondi alle domande che si pongono i tuoi avventori:

  • come può migliorarmi la vita questo prodotto/servizio?
  • perché è meglio degli altri?
  • qual’è la storia che ci sta dietro?
  • a chi è rivolto nello specifico?
  • devo venire io o mi arriva a casa?
  • ci sono delle recensioni che mi possono raccontare esperienze positive di altre persone?
  • ecc.

Se riuscirai a rispondere a queste domande e a quelle che si pongono i tuoi potenziali clienti con contenuti appropriati non c’è vetrina che tenga, non ci sono insegne e cartelloni che tengano. Otterrai ottimi risultati con costi molto ridotti, ma serve impegno.

In oltre un sito internet può essere un canale di vendita alternativo a quello classico, sia che tu ti rivolga solo alla tua città, sia che tu abbia la possibilità di arrivare a clienti sparsi per il mondo. Seconda parola magica con la quale entrare in confidenza: e-commerce. In più, anche sui social esistono modi per vendere prodotti e servizi.

piano d'azione

Un piano per la digitalizzazione

Se hai capito che NON digitalizzare potrebbe rappresentare un problema per la tua attività, è arrivato il momento di cambiare rotta e iniziare a cambiare le cose seriamente. Mettiti a tavolino con carta e penna (sì, in questo caso è meglio iniziare col supporto fisico) e stabilisci un piano d’azione per rendere la tua azienda più efficiente e ottenere risultati migliori con sforzi minori. Potrebbe servirti una mano per capire meglio come farlo e ci sono molte persone che si occupano di digitale e comunicazione e possono aiutarti al meglio (anch’io se vuoi).

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