Trasformare eventi classici in eventi online (GUIDA)

Oggi ho pensato di parlare di un argomento che scoraggia molti organizzatori di eventi “classici”, ma che in realtà ha una grossa potenzialità. Ti parlo nuovamente di digitalizzazione, ma questa volta si tratta di come trasformare un evento fisico in un evento online. Questa guida, infatti, è rivolta sia a chi non ha idea di come cominciare, sia a chi in questi giorni ha già testato i vari servizi di streaming per fare delle dirette coi propri clienti, ma vorrebbe fare un salto di qualità.

Pro e Contro della creazione di un evento online

pro o contro

Prima di iniziare con la guida pratica alla digitalizzazione di eventi, però, è necessario capire quali sono i lati positivi e quelli negativi di questo tipo di iniziative. Questo perché ci sono decine di tipologie diverse di eventi, dai concerti alle conferenze scientifiche, dalle fiere di settore ai piccoli eventi aziendali rivolti ai clienti, ma tutti con un po’ di inventiva e visione possono essere digitalizzati.

Contro

Iniziamo dai contro per toglierci subito il dente e proseguire con maggiore ottimismo.

Il principale difetto degli eventi online è la mancanza di contatto fisico e umano, è la cosa più banale da dire, ma anche la più vera. Nulla ci rimane più impresso di una bella esperienza vissuta in mezzo alla gente, in cui si è riusciti a trovare sintonia con altre persone simili a noi e questo, per il momento, un evento web non può sostituirlo. Di solito, soprattutto nei grandi eventi, questo fattore può anche provocare qualche stress (cercare parcheggio, ritrovarsi accalcati in piccoli spazi, attendere in modo scomodo), ma la soddisfazione che si ottiene compensa tutto questo.

Il secondo lato negativo è che gli eventi fisici sono, spesso, una tradizione condivisa da tantissime persone. Il web è una cosa troppo giovane se lo paragoniamo a fiere cittadine che esistono da secoli, festival cinematografici e canori (si pensi a Sanremo o Cannes) che ci sono da decenni, e le persone preferiscono non modificare le proprie abitudini nel vivere un evento al quale sono legate. Per risolvere questo problema bisogna essere molto bravi a dare vantaggi evidenti ai propri clienti e modificare così le loro scelte.

Pro

I lati positivi della realizzazione di un evento online sono moltissimi, ma proverò ad elencarne i principali:

  • il risparmio: le spese da mettere a budget per un evento web sono molto più basse, a volte addirittura non ce ne sono;
  • non ci sono limiti di spazio: in un evento fisico esistono dei limiti legati al luogo in cui questo si svolge, sia perché, a volte, non si riesce a far entrare tutti quelli che vorrebbero, sia perché chi è interessato a un evento troppo lontano da casa propria non ha modo di partecipare;
  • la personalizzazione: grazie agli strumenti digitali si possono fare tantissime cose: ingressi virtuali a pagamento, creazione di aree tematiche, intrattenimento multimediale, esperienze virtuali con le nuove tecnologie (Realtà Aumentata e Realtà Virtuale), materiale informativo personalizzato e tantissimo altro;
  • il riconoscimento dei partecipanti: in un evento online è molto più facile raccogliere i contatti dei partecipanti per poi coinvolgerli in in nuove iniziative, proporre offerte personalizzate, dare informazioni utili ecc.
  • mantenere contatti stabili e duraturi: di solito per partecipare a un evento online, ci si deve iscrivere a una piattaforma, a un gruppo o una pagina social, ecc. e per questo può essere il punto di partenza per una “relazione” duratura.

Ideazione di un evento online

evento online

L’idea di base dell’evento offline deve essere comune alla sua versione sul web, ma deve essere modificata da alcuni punti di vista. Si stabilisce insieme ai propri collaboratori in base alle varie ispirazioni che emergono durante una riunione apposita (magari in videoconferenza) e in base ai limiti e alle possibilità aziendali e del gruppo di lavoro.

Facciamo qualche esempio pratico:

  • grandi concerti: i grandi artisti non potranno vedere per molto tempo le folle oceaniche e per loro le alternative sono i social, dove possono esibirsi direttamente da casa propria facendo una live su Instagram, Youtube, o addirittura nei videogiochi come ha fatto Travis Scott su Fortnite.
  • piccoli concerti: la maggior parte delle esibizioni live avveniva nei locali e nelle discoteche, ma anche questi concerti potranno essere trasferiti sui social o sui siti web di queste aziende, magari concedendo l’accesso esclusivo a chi sottoscrive un abbonamento al locale, a chi ordina cibo e bevande d’asporto, a chi finanzia una iniziativa benefica ecc.
  • eventi di formazione: questi eventi esistono già da molti anni in versione web (webinar), e forniscono a chi paga l’iscrizione al corso, di accedere al live streaming dei relatori, alle registrazioni, al materiale didattico e possono comunicare con i “prof digitali” attraverso chat, video-chat o e-mail dedicate;
  • fiere di settore e grandi eventi: è difficile sostituire l’interazione in uno stand espositivo, in una sala conferenze, nella sala di un festival, ma non impossibile come dimostra il WMF 2020 che si svolgerà (anche) online, in sale virtuali dove sarà possibile seguire le conferenze e interagire con gli altri partecipanti.

Il Budget

portafogli

Come ho già detto in precedenza, uno dei vantaggi di organizzare un evento online è la possibilità di spendere poco (o addirittura nulla) in relazione a un evento fisico. Questo perché si possono utilizzare strumenti e strutture a propria disposizione, ma è logico pensare che stanziando una cifra per scenografie, strumentazioni, software, relatori e tutto il resto la riuscita dell’evento online avrà maggiori garanzie.

Le voci principali di spesa sono (o potrebbero essere):

  • la location: se si ha a disposizione un bello sfondo, magari un palchetto, la possibilità di piazzare delle decorazioni, un paio di telecamere e delle lampade per illuminare soggetti e sfondo, non ci sarà bisogno di spendere denaro, ma in caso contrario non serviranno teatri di posa o palazzetti dello sport, basterà attrezzare uno spazio adeguato, anche affittandolo per poche decine di euro;
  • gli strumenti; si può scegliere di usare una webcam o uno smartphone per riprendere i contenuti, ma l’ideale sarebbe avere a disposizione un paio di videocamere, un microfono di buona qualità e delle luci, per rendere il tutto più professionale;
  • i software; per trasmettere live si possono usare software semplicissimi messi a disposizione dalle piattaforme social e web, o si possono utilizzare strumenti un po’ più professionali e di conseguenza costosi, ma dalla resa sicuramente più accurata e con questi fare una vera e propria regia, magari con la possibilità di inserire partecipanti a distanza in collegamento video;
  • i relatori/artisti/influencer: in base ai contenuti dell’evento, servirà qualcuno che possa presentarli e raccontarli al pubblico e per questo si può fare tutto con qualcuno del gruppo di lavoro, o scegliere di invitare a partecipare (anche da remoto) un relatore esperto, un artista, un influencer che intrattenga il pubblico e renda l’evento attraente.

Un Piano per l’evento online

gruppo di lavoro

Una volta scelti gli “ingredienti” giusti per l’evento, si deve decidere la “ricetta”. Improvvisare tutto è una possibilità, e nel caso in cui ci si trovi a organizzare un evento piccolo e breve si potrebbe anche fare, ma se parliamo di eventi con una durata importante e che coinvolgono molte persone nell’organizzazione è necessario stendere un vero e proprio piano esecutivo. In questa fase si prendono carta e penna (magari digitali) e si appuntano tutte le operazioni da fare per la buona riuscita dell’evento. Magari per aiutarsi nella stesura di questo piano si può rispondere a queste semplici domande per descrivere meglio l’evento online:

  • Perché si farà? Quali obiettivi si vogliono raggiungere?
  • Quando si farà? Quanto tempo prima bisogna prepararsi?
  • Quanto dovrà durare? A che ora una cosa, a che ora un’altra?
  • Chi farà cosa? C’è qualcuno da contattare?
  • Dove si farà? Servono degli allestimenti particolari?
  • Di cosa si parlerà o cosa si farà? Quali temi trattare e “come” trattarli?
  • Come prepararsi? Vanno fatti dei test? Bisogna fare delle prove tecniche? Servono permessi?

Molte di queste attività sono abbastanza veloci e basilari, altre un po’ più complesse, ma la complessità di un evento online è infinitamente minore rispetto a quella di un evento classico. Il prossimo passo è agire: realizzare tutto quello che il piano ci dice.

Che l’evento online abbia inizio… iniziano i problemi

Se si è fatta un’attenta preparazione non dovrebbero esserci particolari problemi o inconvenienti, ma chiunque abbia organizzato un evento in vita sua, anche una festa di compleanno, sa che non andrà mai tutto secondo i piani. Gli eventi online non fanno eccezione da questo punto di vista e bisogna essere preparati psicologicamente sia a reagire, sia a capire quando non si può far nulla.

I problemi principali ai quali prepararsi per un evento online sono molti, ma proverò a citarne i principali:

  • problemi elettrici e di connessione: sistema elettrico, luci, computer principale, telecamere, modem e tutto il resto, devono funzionare al meglio e quindi è meglio e bisogna essere pronti con batterie d’emergenza, generatori d’elettricità ecc.
  • problemi di di trasmissione: se si utilizzano i servizi di cloud e streaming dei social si può incorrere in qualche disservizio (succede raramente, ma non ci si può fare nulla), se invece si usano piattaforme proprie si ha a che fare con un numero maggiore di problemi, ma risolvibili in prima persona.
  • problemi con i relatori, i moderatori, lo staff: se il gruppo di lavoro è stato ben coordinato e istruito non ci sarà nessun problema, ma in caso contrario ci saranno problemi di regia, sbagli con le tempistiche, confusione dei temi ecc.
  • problemi col pubblico

Com’è andata?

A questo punto c’è il controllo dei risultati dell’evento online. Concluso tutto si tirano le somme di quanto è stato fatto, di quali obiettivi sono stati raggiunti e di quali benefici ci sono stati. Questo è l’ultimo, ma fondamentale passaggio nella realizzazione di un evento online, e serve a capire se l’evento è servito a migliorare la condizione iniziale, se ci ha fatto vendere, se ci ha fatto acquisire nuovi contatti, se ci ha aiutato a migliorare il brand personale o aziendale e tanto altro.

Per misurare tutto questo serve leggere con attenzione:

  • le statistiche messe a disposizione dai social utilizzati o dalla propri piattaforma;
  • l’elenco dei nuovi contatti: indirizzi e-mail, numeri di telefono, profili social;
  • la variazione nelle vendite;
  • l’acquisizione di contatti utili per nuove collaborazioni.

 

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *